Tips and Tricks untuk bikin event sekolah kamu lebih keren.
ASIK 4 – Bring Your Virtual School Event To The Next Level
Tangerang – Tren dalam penyelenggaraan sebuah event di masa pandemi Covid-19 telah beradapatasi sedemikian rupa, mengikuti cara dan pola hidup manusia yang terpaksa ikut berubah karena tuntutan pandemi. Istilah protokol kesehatan, lockdown, social distancing, menghindari kerumunan, dan lain-lain melekat dalam cara dan pola hidup manusia ini. Alhasil, ini berdampak pula dalam dinamika penyelenggaraan sebuah event. Model konvensional dalam pelaksanaan event yang bercirikan terdapat kerumunan, tanpa jaga jarak, serta bebas berkumpul tanpa memikirkan protokol kesehatan untuk saat ini terpaksa tidak dapat dilakukan.
Para penyelenggara event mau tidak mau beradaptasi agar sebuah event dapat tetap terlaksana mengikuti perubahan cara dan pola hidup manusia. Solusi yang dapat dilaksanakan adalah beralih kepada event yang dilaksanakan secara virtual (virtual event). Pelaksanaan event yang tidak menciptakan kerumunan dan seesuai dengan protokol kesehatan. Berbagai kegiatan virtual event diinisiasi melalui berbagai platform online meeting, seperti melalui zoom meeting, gmeet, discord, dan sebagainya. Para pelaku event sadar bahwa vibes pelaksanaan virtual event tidak se-greget pelaksanaan event konvensional. Inovasi terus dilakukan untuk menghadirkan vibes event konvensional di dalam pelaksanaan virtual event, walaupun tentu tidak bisa 100 persen sama persis.
Pada kesempatan ASIK#4 kali inilah, kedua narasumber yang sudah lama ‘bermain’ di dunia event membagikan tips dan trik kepada peserta yang merupakan siswa-siswi Sekolah Menengah Atas (SMA) untuk mampu membuat sebuah virtual school event yang keren, berhasil, dan vibes-nya setara dengan event konvensional. Narasumber kali ini adalah Novega Ghufron sebagai Business Growth Executive – LOKET dan Fakhriy Dinansyah sebagai Dosen Special Event & Brand Activation Universitas Multimedia Nusantara . Berikut beberapa tips dan trik yang diberikan oleh kedua narasumber:
- Melakukan riset dan tahapan lainnya.
Dalam pelaksanaan sebuah event, apapun bentuknya, ada beberapa tahapan yang harus dipersiapkan. Salah satu yang paling utama dilakukan adalah melakukan riset. Dari riset bisa memunculkan kreativitas. Event yang dibuat harus sesuai dengan keinginan audiens. Selain itu tahapan yang harus diperhatikan adalah desain, perencanaan, koordinasi, dan evaluasi.
- Persiapan yang matang sebelum pelaksanaan.
Pastikan sinyal internet bagus. Bisa mencari tempat atau co-working spaces yang memiliki sinyal internet yang bagus. Kemudian harus mempelajari fitur dari setiap platform yang dipilih. Melakukan beberapa kali gladi resik untuk mengetes audio dan visual. Saat gladi resik, penyelenggara penting untuk menempatkan diri sebagai audiens.
- Memperhatikan audio, visual, pencahayaan, dan video yang di produksi.
Penting untuk menciptakan tampilan virtual dan audio yang atraktif. Dapat memberikan backsound musik atau lagu sebelum acara dimulai. Memberikan backsound dalam segment tertentu. Pencahayaan harus cukup terang agar tampilan visual jelas. Dan menggunakan virtual background yang menarik.
- Virtual Event yang diselenggarakan harus bersifat interaktif.
Pemilihan MC dan bintang tamu haruslah person menciptakan suasana interaktif. MC dan bintang tamu harus dapat berinteraksi dengan audiens. Misalnya dengan mengajak audiens untuk memberikan komentar atau reaction. Buatlah gimmick yang menarik misalkan menawarkan doorprize, memberikan kuis/games, memberikan hadiah bagi yang memberikan pertanyaan terbaik, hadiah bagi audiens yang menggunakan costum terbaik, dan lain-lain.
- Memanfaatkan fitur platform pendukung.
Penyelenggara acara dapat memanfaatkan platform yang menawarkan jasa yang menciptakan customer experience seperti pada event konvesional. Contohnya seperti platform ticketing dan streaming. Contohnya adalah ticketing yang ditawarkan oleh LOKET.com dan streaming melalui GoPlay. Pada GoPlay memberikan fitur agar audiens dapat jajan/membeli makanan yang terhubung dengan Go-Food, dapat memberikan tepuk tangan, live chat, dan membentuk grup private untuk saling mengobrol di antara grup itu.
- Menawarkan konten event kekinian yang unik dan ber-impact bagi audiens.
Bagaimana mengomunikasi benefit dari sebuah event yang dibuat. Event harus dapat ber-impact. Contohnya adalah menawarkan keunikan, promo, merchandise special yang hanya ada di dalam event ini. Memunculkan impact dapat terjadi jika strategi promosi mengomunikasikan pesan yang menyentuh psikologi audiens. Misalnya dengan memberikan diskon/kode promo/cashback. Juga dengan menonjolkan brand dari bintang tamu dalam melakukan promosi. Seolah-olah event ini adalah event yang dibuat oleh bintang tamu.
Berikut beberapa tips dan trik yang bisa kita gunakan untuk membuat virtual event kita menjadi “to the next level”. Virtual event kita disebut menjadi next level jika dapat menghadirkan customer experience yang akan terus diingat, dibagikan, dan mau diikuti kembali oleh para audiens. Jadi, sudah siapkan kalian untuk merancang virtual school event yang “to the next level”.
