Bagaimana Cara Membuat Event yang Berhasil dan Menguntungkan?
Tangerang – Multimedia Nusantara Polytechnic (MNP) menyelenggarakan Inspirational Hangout bertajuk ASIK, yang merupakan singkatan dari Ayo Siapkan Impian Kamu bertajuk “Cara Cepat Dapatkan Cuan untuk Event-mu” pada Rabu, 26 Januari 2022.
ASIK yang ke-15 ini menghadirkan dua orang pembicara, yakni David Liang selaku Founder dari Bakutara Bazaar yang merupakan salah satu penyelenggara event bazar terbesar di Batam serta Fakhriy Dinansyah selaku Dosen Event Management di MNP. Kedua pembicara merupakan pakar yang berpengalaman di bidang event dengan spesiaisasinya masing-masing.
Lalu, bagaimana caranya agar bisa menyelenggarakan event agar bisa cuan alias mendapatkan keuntungan? Berikut adalah beberapa pemaparan dari kedua pembicara.
Buat Proposal Event
Proposal event adalah membuat penawaran ide dan gagasan yang terkonsep atau gambaran rinci tentang sebuah event yang akan diselenggarakan dan disusun tertulis secara sistematis. Proposal event mencantumkan ide, gagasan, desain dan juga proses produksinya. Ide dan gagasan yang dijual harus menarik sehingga harus memperhatikan aspek-aspek berikut: Kepada siapa gagasan tersebut akan ditawarkan? Sesuaikah gagasan dengan produk mereka/kepentingan mereka?
Gunakan Prinsip Simple, Interest, Desire, Elegant (SIDE) untuk Membuat Proposal
Simple
Isinya harus simple, tidak bertele-tele dan langsung pada ide kita. Tidak perlu menganalisis kehebatan-kehebatan produk sponsor/penyandang dana terlalu berlebihan. Menjadi jembatan untuk menghubungkan relevansi produk/image dan event.
Interest
Harus menarik untuk dibaca. Daya tarik dapat diciptakan dari dua sisi yaitu:
- Judul
Intinya dapat menimbulkan minat orang untuk melihat dan membacanya. Mampu menimbulkan sesuatu yang hebat, mengandung makna mendalam, bahkan kalau perlu bombastis. Menggambarkan tentang kehebatan event. Judul dapat menggunakan Bahasa Indonesia baku, bahasa gaul, populer, maupun Bahasa Inggris. Atau bisa juga dimungkinkan dengan bahasa lain yang menarik seperti bahasa daerah, atau plesetan kata, dan juga singkatan yang dapat membentuk kata.
- Isi
Menyampaikan gagasan seatraktif mungkin, terutama pada kalimat pembuka. Menghubungkan dengan peristiwa mutahir yang tengah menjadi pusat perhatian. Menghubungkan dengan peristiwa yang akan diperingati. Menghubungkan dengan tempat diadakannya acara. Menghubungkan dengan emosi (mood) yang tengah meliputi pasar. Menghubungkan dengan kejadian di masa lampau. Memulai dengan pernyataan yang mengejutkan. Mengajukan pertanyaan yang provokatif atau serentetan pertanyaan. Mengisahkan cerita faktual. Fiktif atau situasi hipotesis. Membuat humor.
Desire
Menimbulkan hasrat agar si pembaca bersedia terlibat dalam event sebagai penyandang dana/sponsor. Memberikan gambaran bahwa event yang akan digelar adalah event yang dahsyat, unik, beda, dan akan dihadiri banyak orang. Memberikan gambaran bahwa event tersebut mampu memberikan keuntungan bagi produknya. Memberikan gambaran secara rinci, biaya yang dibutuhkan. Memberikan gambaran yang jelas mengenai waktu dan tempat pelaksanaannya. Lengkapi dengan desain, rundown, talent yang tampil, dan sebagainya.
Elegant
Harus benar-benar elegan tampilannya secara keseluruhan (aspek desain grafis, penggunaan foto, dan lain-lain yang dapat mendukung penampilan)
Ajukan Kerja Sama dengan Sponsor
Alur narasi proposal sponsor yang luwes dan tidak baku/kaku akan membuat proposal semakin menarik. Untuk menjaring sponsor yang telah diprediksi memiliki budget kecil demi mendukung acara kita, maka kita dapat menyusun proposal yang ringkas sebanyak 2-3 halaman yang berisi tentang ikhtisar acara, audiens, pemasaran, strategi promosi dan manfaat utama yang ditawarkan. Untuk memperoleh sponsor dengan hasil terbaik perlu diperhatikan beberapa hal, yakni surat pengantar, daya tarik dan perbandingan (apa nilai jual event), kesamaan segmen, serta tampilan fisik.
Dana/Biaya yang Dibutuhkan dalam Event
Pre-event Cost
Meliputi iklan acara kita, lisensi dan perlengkapan pendukung, alat tulis, konsumsi panitia, dekorasi venue, dan tambahan biaya tes COVID-19 selama pandemi.
Event Cost
Meliputi PC/laptop, kamera profesional/webcam, sewa tempat/studio/working space, sound system, lighting, panggung, upah panitia dan teknisi, konsumsi panitia dan pengisi acara, serta perlengkapan protokol kesehatan (thermogun, hand sanitizer, poster prokes).
Post-event Cost
Meliputi konsumsi pembubaran panitia, pembongkaran dekorasi venue, hingga pembersihan venue.
Setelah seluruh persiapan dilakukan, cari sponsor sebanyak-banyaknya sambil mengoptimasi biaya penyelenggaraan. Di sisi lain, jangan lupa untuk terus belajar atau minta masukan dari orang yang lebih ahli dan lebih berpengalaman supaya bisa memuaskan audiens yang hadir. Dengan begitu, event yang kita buat bukan hanya bisa jalan, tapi juga cuan.
