Virtual event menjadi salah satu solusi yang dapat diambil untuk melakukan berbagai event dengan memanfaatkan metaverse. Karena dengan melakukan ini, Anda hanya perlu menggunakan avatar di dunia maya bukan datang langsung.
Mulai dari acara kantor seperti rapat divisi, rapat direksi, bahkan rapat pemegang saham dilakukan menggunakan cara virtual. Hingga berbagai acara lainnya, misalnya pernikahan atau event game.
Baca Juga: Cara Mahasiswa Jurusan Event Beradaptasi terhadap Disrupsi Teknologi
Cara Membuat Virtual Event dengan Benar
Membuat event virtual seperti ini juga tidak boleh asal-asalan. Persiapannya harus mantap seperti pembuatan acara di dunia nyata. Bagaimana caranya, mari simak penjelasan langkah-langkahnya berikut ini.
1. Menetapkan Tujuan Dasar
Ketika membuat virtual event memang sangat penting untuk menetapkan perencanaan dengan baik. Hal ini akan menjadi dasar bisa tidaknya kegiatan dilaksanakan dan bagaimana hasilnya nanti.
Mulai dari penetapan tujuan atau fungsi, anggaran, pemilihan tempat, materi juga pemateri atau pengisi acara, dan pembuatan konten, termasuk untuk iklan. Iklan juga menjadi bagian penting di sini.
Sangat penting untuk menetapkan tujuan acara tersebut sehingga dapat merencanakannya sebaik mungkin. Agar dapat membuat tujuan dasar yang tepat, maka cobalah jawab pertanyaan berikut:
- Apakah acara dilaksanakan live atau direkam sebelumnya?
- Apa saja fungsi yang akan dibutuhkan saat penyelenggaraan kegiatan?
- Apakah peserta cukup familiar dengan venue atau pilihan platform untuk kegiatan tersebut?
Dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut, maka perencanaan acara dapat disusun sesuai kebutuhan dan keperluan Anda.
2. Pemilihan Tempat virtual event yang Tepat
Tentukan venue sesuai dengan kegiatan yang akan dilaksanakan pada metaverse, ada banyak platform yang menyediakan venue acara metaverse, salah satunya adalah Virbela. Ruang-ruang disediakan dapat disesuaikan kebutuhan Anda.
Dalam memilih tempat, pastikan bahwa tempat tersebut menyediakan kebutuhan acara dan familiar dengan audiens. Sebaiknya, pilih venue yang dapat disesuaikan dengan acaranya atau dapat di-custom sesuai permintaan Anda.
Anda harus ingat masing-masing acara membutuhkan venue berbeda. Pemilihan ruang atau tempat virtual event harus dibedakan untuk masing-masing acara, misalnya gala penghargaan berbeda dengan event webinar.
3. Persiapkan Agar Audiens Bisa Mengikuti Acara
Tidak sedikit acara-acara virtual dilaksanakan menggunakan platform yang asing bagi audiens. Karena belum pernah menggunakannya, pasti ada kesulitan tersendiri bagi audiens untuk masuk ke dalam event tersebut.
Anda harus memastikan agar peserta mendapatkan pengalaman terbaik dalam mengikuti virtual event. Sebab dengan memberikan pengalaman terbaik bagi peserta, maka akan membuat acara dapat berjalan lancar.
Salah satu cara yang dapat Anda terapkan adalah membuat panduan acara atau menavigasi para peserta. Buatlah panduan penggunaan software atau platform yang mudah dimengerti dan detail sehingga peserta dapat mengikutinya dengan mudah.
4. Jangan Lupa Meluangkan Waktu untuk Berhubungan dengan Peserta
Salah satu tantangan dari pembuat acara adalah bagaimana agar acaranya dapat berjalan sesuai dengan tujuan. Dalam hal ini sangat penting agar menjaga audiens tetap terlibat dalam virtual event tersebut.
Oleh sebab itu, pastikan Anda menggunakan fungsi dan ruang yang tersedia di platform untuk berhubungan dengan audiens. Misalnya memanfaatkan papan web yang disediakan dalam venue Anda.
Memang terlihat simpel, tapi cara ini ampuh membuat audiens merasa menjadi bagian dalam event tersebut. Kembali lagi, bahwa memilih platform menjadi hal krusial karena fungsi-fungsinya harus mendukung kegiatan Anda.
5. Ajak Audiens untuk Bersenang-senang
Masuk ke dunia metaverse seperti bermain game sehingga menimbulkan rasa exited dalam diri peserta. Anda bisa memanfaatkan hal ini agar peserta dapat bersenang-senang di dalam event tersebut.
Menyediakan live musik, DJ, ataupun lantai dansa akan disambut baik oleh peserta. Selain itu, dapat juga menyiapkan arcade sehingga peserta dapat bermain dan bersaing dalam beragam game-game klasik. Pastinya, akan memberikan kesenangan tersendiri bagi audiens.
Menyiapkan sebuah acara atau kegiatan saat ini bisa dilakukan dengan berbagai cara. Salah satunya melaksanakan event secara virtual. Untuk melaksanakan virtual event diperlukan perencanaan matang dengan 5 langkah yang sudah kami jelaskan.
Baca Juga: Dampak Disrupsi Pandemi terhadap Bisnis Event Organizer
Jadilah bagian dari kami dengan mendaftarkan diri Anda disini. Ketahui lebih banyak tentang Jurusan animasi, e-commerce logistic, dan event management yang ada di MNP. Informasi lainya seputar politeknik dan perkuliahan dapat Anda dapatkan di page Event kami.
